おすすめのビジネスツール『チャットワーク』
Chatwork（チャットワーク）とは電話やメール、会議、営業訪問、社内連絡などのコミュニケーションをより効率的に行うことができるビジネスチャットツールです。
直感的に使えるUIとさまざまな便利な機能で2020年2月末の時点で25万社以上の企業に導入され、私たちも今ではビジネスツールの必需品として活用しています。
今回はそのChatwork（チャットワーク）を導入することにより、日々の業務においてどのような効果をもたらすのかご紹介いたします。
『メール』での連絡手段の課題
まず社内外への連絡ツールとして従来より『メール』を活用していますが、今までにこんな経験はありませんか。
- 不特定多数から送られてくる迷惑メールによって大切なメールを見逃してしまった
- 過去のやりとりをさかのぼることが困難
- 添付ファイルの容量が大きく送信できずにエラーとなった
- ウィルスが送られてきた、または感染してしまった
- 送信先を間違えてしまい取り消すことが不可能
- 送った重要なメールを相手先に見てもらえているか心配・・・ など
メール送信後に電話確認が必要なケースもあり、重要な案件の処理に時間を費やしてしまった経験も少なくないと思います。
社内におけるコミュニケーションの課題
次に、社内における業務の進行状況について現在このような課題はありませんか。
- いつでも声をかけてしまい、やるべき作業が進まない。
- 会議への参加や情報共有に時間を費やしてしまう。
- 上司との行き違いが多く、意思の疎通や意思決定が滞り業務が進まない・・・ など
やるべき業務に費やす時間を作るためには、円滑なコミュニケーションを図り、効率的に業務を進めることが重要なポイントです。
チャットワークの導入・有効活用によって期待できる効果
チャットワークを導入・有効活用することによって、社内外におけるさまざまなコミュニケーションの問題が解消され業務の効率アップが期待できます。
- 社内、社外の誰とでもつながれるため情報を共有したり意思決定がスムーズに行われます。
- 会議や電話でのやり取りが減り、時間コストの削減が可能です。
- やり取りが記録に残ること、タスク管理機能によって業務処理の取りこぼしが減少します。
- 万全なセキュリティの体制のもと、特定のクライアントや社内のメンバーと安心して情報の共有が行えます。
サーブでの活用事例
社内外において実際にチャットワークの機能を使った活用事例をご紹介いたします。
- クライアントごとのグループチャットを作成し、相手先担当者の要望を複数の主要メンバーで共有。
- 社内での報告、連絡、相談においてスムーズな意思決定や業務の優先順位付けを図る。
- タスク管理機能を使い業務の達成期限を設定し遂行する。
- 送信容量が多いため、容量の大きいファイルの転送やクラウドサーバーのように利用が可能。
- ビデオ音声通話機能を使って遠隔のクライアントとの会議を実施。
- 外注先や在宅勤務者との情報共有、コミュニケーションの活性化を図る。 ・・・など
情報格差のない組織をめざして
どの組織でも頂点と最下層では情報格差があり、上にも下にも本当に必要な情報は行き届きません。
ティール組織のように情報をフラットにすることで皆が考えて動き、企業の目的に向かって時間を有効活用することができます。
まとめ
電話やメールの処理が多くなかなか本業に集中できない、営業訪問に時間がかかるなどの問題解決策としてチャットワークを有効活用することで業務効率のアップ、意思決定のスピードアップ、社内コミュニケーションの活性化を図ることが可能になります。
作業の効率化を図ることで空いた時間は本業により集中でき、さらに戦略的思考を持って新たな営業ツールの開発を行うなど活動範囲を広げることに注力できます。
情報をオープンにすることで経営者の想いを伝える事もできます。
1日で情報の透明化をすることはできませんが、1歩を踏み出すことはできます。
価値のある業務改善や時間の有効活用に取り組んでみてはいかがでしょう。
まずは無料の範囲からでも始めれます。
